Testsida under utveckling. Innehållet är exempel och kan ändras – sidan utvärderas och byggs vidare.

Kommunikationsavdelningen · Sundsvalls kommun

Skapa dokument som alla kan ta del av.

Ett tillgängligt dokument fungerar med skärmläsare och andra hjälpmedel. Allt vi publicerar digitalt ska vara tillgängligt. Det är lag. Med kommunens Wordmallar och några vanor blir det inte svårt.

Granska tillgängligheten

Testa:

Del 1 · Vad lagen kräver

Allt vi publicerar ska vara tillgängligt

Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service, DOS-lagen, säger att ingen ska hindras från att använda kommunens digitala service – oavsett funktionsnedsättning. Det gäller också dokumenten vi lägger ut.

Allt som publiceras digitalt

Lagen gäller webbplatser, e-tjänster, intranät och appen. Även dokument i ett samarbetsrum för några få personer och dokument som skickas via digital post, till exempel Kivra, ska vara tillgängliga.

Oavsett längd och tid

En årsredovisning på hundra sidor omfattas lika mycket som ett ensidigt blad. Ett dokument ska vara tillgängligt så fort det publiceras, även om det bara ska ligga ute en dag.

Alla ska kunna ta del av det

Ett tillgängligt dokument fungerar med skärmläsare och röststyrning. Det har rätt uppbyggnad, bra kontrast, alternativtexter till bilderna och är skrivet på klarspråk.

Vanliga frågor

Får jag publicera en otillgänglig pdf om samma information finns på webbsidan?

Nej. Det är ett brott mot lagen även om informationen finns i html. Måste du ha en pdf: utgå från en tillgänglig mall, eller låt Useit tillgänglighetsanpassa den innan du publicerar.

Måste en pdf som jag mejlar vara tillgänglig?

Nej, DOS-lagen gäller webbplatser och appar, inte e-post. Men gör så mycket du kan tillgängligt ändå. Dokument som skickas via digital post, till exempel Kivra eller Min myndighetspost, ska däremot vara tillgängliga.

Varför kan jag inte ha egen information i sidhuvud och sidfot?

Hjälpmedel läser inte upp sidhuvud och sidfot. I de tillgängliga mallarna ligger därför kontaktuppgifter och liknande direkt i textytan.

Blir det rätt om jag använder de tillgängliga Wordmallarna?

Om du använder mallarna rätt behövs lite efterarbete. Det som återstår rättar du i Acrobat Pro.

Gäller lagen dokument som vi får in från andra?

Har vi beställt, betalat eller finansierat dokumentet, till exempel en rapport från en konsult, måste vi se till att det är tillgängligt. Handlingar som medborgare skickar in omfattas inte.

Hur ser jag om ett dokument är tillgängligt?

Dålig kontrast och länktexter som ”klicka här” syns direkt. Kontrollera också att rubriker är riktiga rubriker och inte bara stor fet text, att tabeller är tabeller och att språket är rätt angivet. Acrobat Pro hittar en del fel, men gå alltid igenom dokumentet själv.

Del 2 · Börja rätt

Utgå alltid från en tillgänglig Wordmall

Mallarna är redan uppbyggda för att bli tillgängliga när du sparar dem som pdf. Det är pdf:en som blir tillgänglig – om den är rätt gjord.

Mallarna finns för

grundmall
kallelser
minnesanteckningar
avtal
arbetsplatsträffar (APT)
styrdokument
rapporter och brev
försättsblad.

Grundmallen är ett tomt dokument med kommunens logotyp. Den passar till det mesta.

Så hittar du dem

Öppna Word och välj Start, Ny, Mallar längst upp till vänster.
Försättsblad lägger du in under Infoga, Försättsblad.
Hittar du inte mallarna? Starta om datorn i kommunens nätverk. Det går inte att installera dem via VPN.
Mallarna ovanför linjen under Arkiv, Nytt är gamla mallar du har använt. Ta bort dem: högerklicka och välj Ta bort från listan.

Tillgängliga Wordmallar, Inloggad

Del 3 · Så gör du

Tio vanor för ett tillgängligt dokument

Sammanfattat ur lathundarna längre ned på sidan.

01Rubriker med formatmallarRubrik 1 för dokumentets namn och kapitel, sedan Rubrik 2 och så vidare. Hoppa inte över nivåer och gör aldrig rubriker med större, fet text.
02Alternativtext till bilderHögerklicka på bilden och välj Redigera alternativtext. Skriv kort vad bilden förmedlar, med det viktigaste först. Rent dekorativa bilder markerar du som dekorativa.
03Listor med listfunktionenAnvänd formatmallarna Punktlista och Numrerad lista, inte bindestreck eller radbrytningar. Annars förstår skärmläsaren inte att det är en lista.
04Länktexter som säger vart länken gårSkriv ”Friluftsliv, Folkhälsomyndigheten”, inte ”klicka här” eller ”läs mer”. Alla länkar ska vara klickbara.
05Tabeller bara för dataInfoga tabellen från fliken Infoga så får den kommunens tabelldesign med tabellrubriker. Använd aldrig tabeller för att placera text och bild.
06Inget viktigt i sidhuvud eller sidfotHjälpmedel läser inte upp dem. Lägg kontaktuppgifter i textytan, till exempel med snabbdelen för kontaktuppgifter.
07Luft med radavstånd, inte tomma raderStäll in avstånd mellan stycken under Format. Extra radbrytningar blir tomma rader för den som lyssnar.
08Titel och författare i dokumentegenskapernaUnder Arkiv, Egenskaper. Titeln beskriver dokumentet kort, och organisationen – inte en enskild person – står som författare.
09Spara som pdf på rätt sättArkiv, Spara som, välj pdf. Under Alternativ kryssar du i Skapa bokmärken, Dokumentegenskaper och Visa taggar för dokumentstruktur. Ge filen ett namn som liknar titeln.
10Skriv så att alla förstårRätt verktyg räcker inte. Är innehållet begripligt, språket enkelt och det viktigaste först? Skriv för den som har svårt för text, inte för dig själv.

Del 5 · Lär dig mer

Utbildning i Kompetensplattformen

Utbildningen om digital tillgänglighet är obligatorisk för medarbetare och chefer. Den är digital, kräver inga förkunskaper och du kan ta den när du vill.

Relaterad utbildningDigital tillgänglighetInspirationsföreläsning, en genomgång av hur du skapar tillgängliga dokument och korta filmer om varje moment.Gå till kursen

Kommer snartInteraktiv utbildning: Skapa tillgängliga dokumentEn kort utbildning där du övar på rubriker, alt-texter och listor.

Välj en film

Filmerna öppnas i Kompetensplattformen.

Del 6 · Lathundar

Lathundar och bildspel att ladda ned

Steg för steg i Word, InDesign och Acrobat Pro. Lathundarna är framtagna av Useit och Funka.

Mer om digital tillgänglighet på Inloggad

Del 7 · Få hjälp

Vem du vänder dig till

Beställa ett tillgängligt dokument

Kommunen har en upphandlad konsult, Useit Consulting Sweden. De tillgänglighetsanpassar pdf:er, granskar mallar och tar fram nya mallar. Kostnaden betalar din förvaltning.

sundsvall@useit.se

Frågor om Wordmallarna

Varje förvaltning har superambassadörer för Microsoft 365. De kan mallarna lite bättre, hjälper dig snabbt och tar emot synpunkter på mallarna.

Mejla superambassadörerna

Ansvaret är ditt – och din chefs

Den som skapar ett dokument som kan komma att publiceras ansvarar för att använda de tillgängliga mallarna. Chefen ansvarar för att medarbetarna får lära sig använda dem. Frågor om tillgänglighet i övrigt tar kommunikationsavdelningen emot.

kommunikation@sundsvall.se

Underlaget bakom sidan: Inloggads sidor om digital tillgänglighet, kurskatalogens utbildningsfilmer och lathundarna från Useit och Funka.

Digital tillgänglighet, Inloggad

Räckte inte guiden? Helt okej – en människa finns här.

Var jobbar du?

Så får du hjälp av en kommunikatör

Logga in för kvalitetsgranskning