Prioriteringsordningen
Kriterierna läses uppifrån och ner. Ju högre upp, desto tyngre väger skälet när två uppdrag konkurrerar om samma tid. Kommer du inte vidare — lyft frågan till din enhetschef.
1. Kris går först
Kris- och akutkommunikation hanteras alltid före andra uppdrag. Med kris avses situationer där en eller flera förvaltningar har sammankallat krisledning.
Även akut vardagskriskommunikation hanteras omgående — till exempel information om inställda evenemang eller ändrade förutsättningar.
Observera: avdelningen har inget beredskapsuppdrag utanför kontorstid.
2. Mesta möjliga medborgarnytta
Aktiviteter som ger störst nytta för invånare och många medarbetare går först. Nytta kan vara:
- minskad oro eller ökat förtroende
- tids- eller ekonomisk besparing
- synliggörande av rättigheter och demokratiska frågor, till exempel minoritetsfrågor
För intern kommunikation gäller samma logik: uppdrag som ger värde för många medarbetare går före uppdrag som bara berör en mindre grupp.
3. Mål- och målgruppsstyrt, och lagarna följs
Kvalitetskriterierna går att uppfylla, och mål och målgrupp är tydligt definierade. Är de inte det behöver de definieras innan uppdraget startar.
4. Kommunen som helhet och gemensamma satsningar
Uppdrag som stärker Sundsvalls kommun som plats, organisation och arbetsgivare går före. Kommunikation som omfattar alla invånare — viktig samhällsinformation, medborgardialog — hanteras på övergripande nivå.
Insatser som utgår från politiska mål, strategiska prioriteringar eller beslut från kommunens ledning väger tungt, både på övergripande nivå och förvaltningsnivå.
Större uppdrag prioriteras årligen i verksamhetsplanen. Mellanstora hanteras löpande utifrån dessa kriterier. För enklare behov finns mallar, verktyg och självhjälpsmaterial på Inloggad.
5. Hållbarhet och återanvändning
Produktioner och material med lång livslängd, bred användning eller återanvändbarhet går före insatser av engångskaraktär. Extra vikt läggs på material som riktar sig till strategiskt viktiga målgrupper.
6. Basinformation före nyheter
Grundläggande basinformation — till exempel faktasidor på webben — går före nyheter, kampanjer och fördjupningsmaterial.
7. Stöd för egen fortsättning
Avdelningen ger uppstarts- och utbildningsstöd så att verksamheterna kan driva insatserna vidare själva. Stödet kan vara kommunikationsplaner, webbplatsstrukturer, utbildningar och verktyg.
Vår lägsta nivå
Går det inte att nå den här nivån ska vi inte genomföra insatsen överhuvudtaget.
Kvalitetsnivån
Prioriteringsordningen avgör vilka uppdrag vi tar oss an och i vilken ordning. Hur väl vi gör dem avgörs av kvalitetskriterierna — fem kriterier för vad kvalitet betyder hos oss, plus fyra frågor som avgör hur mycket energi just det här uppdraget förtjänar. De har en egen sida.
- Tydligt syfte och mål
- Mätbarhet, resultatfokus och mål
- Målgruppsanpassning
- Varumärkesintegritet och trovärdighet
- Samarbete och tvärfunktionellt arbete
Arbetsuppgifter avdelningen inte utför
De här sakerna säger vi nej till — men sällan bara nej. För nästan allt finns en mall, ett upphandlat verktyg eller en leverantör att hänvisa till.
| Uppgift | Vart hänvisar du |
|---|---|
| Utbildningsfilmer och streaming | Upphandlade leverantörer finns |
| Worddokument | Mallar finns |
| Blanketter | Upphandlade leverantörer finns |
| E-tjänster | Digitalisering och IT |
| Tillgängliga dokument | Upphandlad leverantör finns |
| Enkäter | Upphandlat verktyg finns |
| Presentationer i allmänhet | Mall finns |
| Designuppdrag för interna dokument, till exempel verksamhetsplaner | Mall finns |
| ÖversättningarÖppen fråga | Leverantör finns. Användning av AI-verktyg är inte fastställd. |
| Textning av film som inte produceras via kommunikationsansvarig | Verktyget Textamig, alternativt leverantör |
| Förvaltning och utveckling av webbplatser och Facebooksidor som inte är kommunens gemensamma och officiellaÖppen fråga | Eventuellt undantag för sidor som förvaltningarna prioriterat — behöver beslutas |
| Praktiska arrangemang kring event: ljud, ljus, teknisk support | Beställs av verksamheten själv |
| Porträttfotografering till pressbilder | Leverantör finns |
Checklista för nya uppdrag
Gå igenom den varje gång ett nytt uppdrag landar hos dig. Bocka av i sidan medan du arbetar — inget sparas när du stänger fliken.
Steg 1 · Analysera uppdraget
Steg 2 · Bedöm omfånget
Steg 3 · Dokumentera för prio och resursfördelning
Frågorna som ska besvaras i kortet
Saknas svaren är uppdraget inte färdigt beskrivet — och kan inte prioriteras rättvist mot andra.
- Vad är verksamhetens behov?
- Vad vill ni uppnå med insatsen?
- Vem är målgrupp?
- Vad är gjort tidigare? Finns material sedan tidigare?
- Vad är ert önskemål om tidsplan?
- Vem är kontaktperson?
- Behövs andra resurser från kommunikationsavdelningen?
Öppna frågor i underlaget
- Checklistan är märkt som utkast och behöver beslutas formellt.
- Undantag för webbplatser och Facebooksidor som inte är kommunens gemensamma och officiella: ska förvaltningsprioriterade sidor undantas, och vem beslutar det?
- Översättningar: får AI-verktyg användas, och i vilka fall?
- Funktionsbrevlådan bevakas av enhetscheferna, som hänvisar enskilda medarbetare vidare till kommunikationsansvarig men hanterar frågor som kommer utifrån, till exempel via Kontakt Sundsvall och registrator. Behöver kommuniceras tydligt utåt.
Underlaget bakom sidan: presentationen Prioriteringskriterier, kommunikationsavdelningen, Sundsvalls kommun.
Kommer du inte vidare med en prioritering — lyft den till din enhetschef. Det är inte ett nederlag, det är rutinen.
Planeringen som prioriteringen vilar på — behovsinventering, verksamhetsplan, resurssättning och arbetsprocessen — finns på sidan om planeringsrutiner.