Kommunikationsansvarig är vägen in
Mindre uppdrag kan gå direkt till andra resurser — hur ni gör tar ni dialogen om i teamet.
Del 1 · Utgångspunkten
Vad som styr oss
Mod, öppenhet, helhetssyn, trygghet, engagemang och kunnighet leder oss. Värdegrunden ska leda oss också i planering och prioritering.
- Vi vågar prova nytt, lär av misstagen och möter varandra med öppenhet.
- Vi samarbetar över gränser, lyssnar aktivt och bygger trygghet tillsammans.
- Vi delar erfarenhet och kunskap.
- Vi är måna om varandra, stöttar och lyfter varandra, och firar framgångar som ett lag.
- Vi snälltolkar, lyssnar och dömer inte.
- Vi visar respekt och förståelse.
- Vi är prestigelösa.
- Vi står upp för varandra och vårt uppdrag.
- Vi ger återkoppling vid rätt tillfälle, och tar problem med den det berör — inte med andra.
Övergripande arbetssätt
- Verksamhetsnära
- Flexibilitet
- Ta tillvara olikheter i uppdrag
- Helhetsperspektiv
- Prioritera
- Teambaserat
- Renodlade roller
Vad det betyder för planeringen
- En sammanhållen verksamhetsplanering är den nödvändiga bottenplattan — utan den går det inte att allokera resurser dit de behövs.
- En gemensam årlig verksamhetsplan tas fram, baserad på en behovsinventering.
- Prioriteringar av övergripande satsningar görs årligen.
- Daglig planering sker verksamhetsnära, tillsammans med den förvaltning man stöttar.
- Det som kan planeras ska planeras.
Del 2 · En gång om året
Från behovsinventering till verksamhetsplan
Inför varje år görs en behovsinventering med alla förvaltningar. Den blir grunden för hela avdelningens planering — och för vad vi kan säga ja till under året.
- 1
Förvaltningen gör sitt eget jobb
Vad vill ni åstadkomma? Vilka är era mål och vad ska ni göra för att nå dem under året? Vad är strategiskt viktigt och prioriterat framåt? Vilka problem och utmaningar har ni, och vilka hinder står i vägen? Var behöver ni kommunikationsstöd? Vilka återkommande händelser har ni under året?
- 2
Vi träffas
Förvaltningens ledningsgrupp möter kommunikationschef och kommunikationspartner. Vi ställer frågor kring det ni berättar, för att förstå och få underlag nog att göra ett bra jobb.
- 3
Vi gör en gemensam planering
Vi går hem och planerar för hela kommunikationsenheten, och återkopplar den till er. Det är den planeringen som är grunden för samarbetet under året — det vi utgår ifrån och regelbundet stämmer av.
- 4
Kommundirektionen beslutar
Utifrån behovsinventeringen med alla förvaltningar beslutar Kommundirektionen vilka områden, projekt och processer som ska få kommunikationsstöd. Det tas med i KSK Kommunikations verksamhetsplan.
- 5
Nya behov möts mot planen
Nya uppdrag dyker alltid upp. Då tittar vi på planeringen tillsammans: kan vi prioritera om? Kan något tas bort eller flyttas fram?
Det handlar om att skapa förutsättningar för att kommunikationen ska ge effekt, skapa verksamhetsnytta och tillföra värde. Då behöver kommunikatörerna ha en planering att utgå ifrån — en gemensam, som vi kommit överens om och regelbundet stämmer av.
Frågorna i behovsinventeringen
Mål och prioriteringar på ledningsnivå
- Vilka är de stora uppdragen och insatserna på förvaltningen?
- Vilka är de strategiskt viktiga och prioriterade frågorna?
- Var finns utmaningarna?
- Var ser ni behov av kommunikationsstöd?
Underlag om året
- Vilka återkommande händelser har verksamheten under året? Ett årshjul med till exempel evenemang och gymnasieval.
Del 3 · Under året
Löpande planering och resurssättning
Verksamhetsplanen är bottenplattan. Det här är hur uppdragen rör sig genom vardagen ovanpå den.
Genomför själv eller teama
Teama med huvudredaktör och/eller kommunikatör och innehållsproducent när uppdraget kräver det.
Större uppdrag går till enheten
Lägg in dem i enhetens planner under bucketen ”Nya uppdrag för prio”.
Avdelningens planner används när vi teamar över enhetsgränser
Löpande uppdrag som bara berör förvaltningen och kommunikationsansvarig behöver inte in i den gemensamma plannern — ta dialogen i teamet i stället.
Enhetscheferna prioriterar en gång i veckan
De går igenom, prioriterar och resursfördelar.
Funktionsbrevlådan bevakas av enhetscheferna
Enskilda medarbetare hänvisas vidare till kommunikationsansvarig. Frågor som kommer utifrån — till exempel via Kontakt Sundsvall och registrator — hanteras av enhetscheferna.
Mallen för tidsuppskattning och resurssättning används i större uppdrag
Den ger ett gemensamt sätt att uppskatta vad ett uppdrag faktiskt kostar i tid.
Intern kompetens i första hand
Externa leverantörer anlitas bara när den interna kompetensen eller resurserna inte räcker till.
Del 4 · Där uppdragen bor
Uppdrag i Planner
Två nivåer med olika uppdrag och olika indelning. Allt från verksamhetsplanen läggs in som kort på båda.
Enheten
Enhetens uppdrag.
- Uppdelning i buckets utifrån vilken förvaltning som är beställare.
- Enhet 3 har även näringsliv och tillväxt samt marknadsinsatser.
- Allt från verksamhetsplanen läggs in som kort.
- Uppdrag som är våra egna märks med etiketten KOM.
- I ”Nya uppdrag för prio” läggs nya saker in. De prioriteras på enhetschefernas planeringsmöte och flyttas vid behov till avdelningens bucket.
Avdelningen
Avdelningsövergripande uppdrag.
- Uppdelning i buckets utifrån vårt grunduppdrag.
- Allt från verksamhetsplanen läggs in som kort.
- Varje kort märks med beställare som etikett — vilken förvaltning som beställt. Egna uppdrag märks KOM.
- Det finns även etiketter med inriktningsmålen.
Hur Planner används i praktiken — kort, ansvariga, statusfärger och bilagor — står på sidan om dokumenthantering och samarbete.
Del 5 · Uppdragets väg
Kommunikationsavdelningens arbetsprocess
Fem faser, från att förstå behovet till att avsluta och lära. Klicka på en fas för att se vad den innehåller och vilken mall som hör till.
Steg 1 · Före / förstå
Analysera behov
Vad och varför?
- Behoven
- Prioriteringar
- Förväntningar
- Avgränsningar
MallSaknas — ska tas fram
Del 6 · Verktygslådan
Mallar och stöd
Vad som finns i dag, och vad som ska tas fram under 2026 för att processen ska gå att följa hela vägen.
Finns
- Komplan-mallar
- Tids- och resurssättningsmetod och mall
- Mall för retrospektiv
- AI-assistent för prioritering av uppdragStod som ”att ta fram” i underlaget — finns nu på prioriteringssidan.
Behöver tas fram
- Behovsinventeringsmall
- FAQ
- Checklista för planering
- Mall för analysera behovPlatshållare i processbilden.
- Mall för planeraPlatshållare i processbilden.
Del 7 · Färre och värre
Läs vidarePrioritera rätt uppdragPrioriteringsordningen, vår lägsta nivå, arbetsuppgifterna avdelningen inte utför och checklistan för nya uppdrag.Prioritering, avgränsning och checklista
Planeringen svarar på hur arbetet läggs upp. Vilka uppdrag vi tar oss an, i vilken ordning, vad vi inte gör alls och hur ett nytt uppdrag ska beskrivas — det bor på prioriteringssidan.
- Prioriteringsordningen
- Vår lägsta nivå
- Det vi inte gör
- Checklista för nya uppdrag
Öppna frågor i underlaget
- Underlaget har två olika uppsättningar frågor som ska besvaras i Planner-kortet: sju frågor i avsnittet om planering och resurssättning, och fem mer utvecklade frågor med exempel i checklistan. Vilken gäller? Prioriteringssidan visar i dag de sju.
- Uppdelningen i buckets utifrån beställande förvaltning är markerad med frågetecken i underlaget — är den beslutad?
- Flera mallar i arbetsprocessen är platshållare: analysera behov och planera saknar mall, och en av mallarna i uppföljningsfasen är inte namngiven.
- Checklistan för nya uppdrag är fortfarande märkt som utkast.
Underlaget bakom sidan: presentationen Planering och prioritering, kommunikationsavdelningen, Sundsvalls kommun.
Samma presentation ligger bakom prioriteringssidan — den här sidan tar planeringen, den tar prioriteringen.