Teams, chatt, e-post, SharePoint, Planner. Så här använder vi dem — och var saker hör hemma. Inte för att kontrollera varandra, utan för en hållbar digital arbetsmiljö.
För att vi på kommunikationsavdelningen ska ha en effektiv vardag med både arbetsro och snabb respons har vi tagit fram de här riktlinjerna. Det handlar inte om att kontrollera varandra, utan om att skapa en hållbar digital arbetsmiljö.
Välj det du har framför dig i listan, så visas det här var det hör hemma.
Tre kanaler med tre olika jobb. Blandar vi ihop dem hamnar informationen där ingen hittar den igen.
Avdelningens huvudsakliga kommunikationskanal.
Det som kan lösas samma dag och inte behöver sparas.
Till medarbetare inom avdelningen: när det krävs ett svar.
Chatten används inte för att sprida information som man behöver återkomma till. Då används inlägg i Allmänt-kanalen.
Ett gemensamt team för hela avdelningen, med kanaler per enhet och per större samordningsområde. Varje kanal har en ägare.
| Kanal | Innehåll | Ägare |
|---|---|---|
| Allmänt | Avdelningsgemensamt under Filer. En planner för det övergripande och för större gemensamma uppdrag där det krävs samordning mellan enheterna. | Kicki |
| Enhet 1Enheter | Egen planner, bucket per förvaltning samt nya uppdrag. | Kicki |
| Enhet 2Enheter | Egen planner, bucket per förvaltning samt nya uppdrag. | Madde |
| Enhet 3Enheter | Egen planner, bucket per förvaltning samt nya uppdrag. | Johanna |
| InnehållsplaneringStörre områden med omfattande samordning | Kontakt Sundsvall bjuds in. | Joel |
| MarknadsföringStörre områden med omfattande samordning | Större område med omfattande samordning i olika team. | Johanna |
| LedningsgruppLåst | Låst kanal. | Kicki |
Vi respekterar varandras tid och fokus genom att vara tydliga med vår status.
Reglerna finns för att slippa versionsförvirringen: ”v2”, ”FINAL_slutlig”, och tre olika sanningar i tre olika mejlkorgar.
Strukturen ovan är den avdelningsövergripande, i Allmänt-kanalen. Respektive enhets kanal är i stället uppdelad per förvaltning.
Fyll i så får du namnet enligt principen — klart att klistra in.
ÅÅMMDD_Projektnamn_BeskrivningPlanner är vår gemensamma att-göra-lista och minskar behovet av ”Hur går det?”-frågor i chatten.
Dyker ett uppdrag upp i en chatt — lyft in det i Planner direkt.
Varje uppgift har en (1) ansvarig och en backup vid frånvaro. Backupen behöver inte ha detaljkunskap, men lite koll. Hos oss blir det oftast kommunikationsansvarig. Den som lägger upp kortet lägger med fördel in sig själv, så att de som är tillagda kan ställa frågor till den som initierade kortet.
Skriv statusuppdateringar direkt i uppgiftskortet, så finns historiken kvar om någon blir sjuk eller går på semester.
Utan slutdatum blir uppgiften lätt osynlig i våra planeringsvyer.
Den som är ansvarig taggar kortet med en färg som visar hur det går.
Se även prioriteringskriterierna för hur ett nytt uppdrag ska beskrivas i kortet.
Vad avdelningen själv lyfte när vi jobbade med frågan. Det här är inspel och behov — inte beslutade rutiner. Mycket av det är fortfarande obesvarat.
Underlaget bakom sidan: presentationen Dokumenthantering, kommunikation och samarbete samt workshopen i september 2025, kommunikationsavdelningen, Sundsvalls kommun.
Hittar du inte var något hör hemma — fråga i KOMpis-chatten. Att frågan behöver ställas är i sig ett tecken på att strukturen behöver förtydligas.