Enhetsmöten
Stämma av uppdrag, arbetsbelastning och vad som händer i veckan.
Del 1 · Vilka möten vi har
Mötestyperna
Åtta mötestyper, i två familjer: de som driver vardagen framåt och de där vi ses som avdelning. Vet du vilken typ din fråga hör hemma i behöver du sällan boka ett nytt möte.
I team och dagligt arbete
Mötena som håller uppdragen och vardagen i rullning.
Tvärfunktionella möten
Till exempel innehållsplanering och webb, över enhetsgränserna.
Projekt- och uppdragsmöten
Vardagsarbetet i det enskilda uppdraget.
Ledningsgruppsmöten
Resursplanering, prioritering och avdelningens styrning.
För hela avdelningen
Mötena där vi ses som avdelning, lär av varandra och samverkar bredare.
APT
Samverkan för hela avdelningen, ungefär en gång i månaden.
Utvecklingsmöten
Fysiska möten för att planera och utveckla verksamheten, till exempel inför verksamhetsplan och budget. Ungefär en gång per år.
Reflektions- och lärandemöten
Till exempel fredagsreflektion och AI-labb.
Kommunikationsråd
Samarbete i hela koncernen.
Del 2 · Rytmen
Mötesstrukturen från 2026
De återkommande mötena och när de ligger. Allt annat bokas runt de här — därför är det värt att kunna dem utantill.
- Måndag 8:30–9:30, varje veckaTeams
Enhetsmöten
Hur är läget, vad händer i veckan, saker från ledningsmötet och prioriteringsfrågor, fördelning och prioritering.
- Fredag 15:00, kortareTeams
Planeringsmöten enhetschefer
Enhetschefernas avstämning inför kommande vecka.
- Varannan vecka, 2 timmarFysiskt
Ledningsgruppsmöten
Avdelningens styrning, resursplanering och prioritering.
- En gång i månaden
Fredagsreflektion
Utveckla vår kommunikation tillsammans.
- Ungefär en gång i månaden
APT
Samverkan för hela avdelningen. Tid för chit chat och fika ingår i mötet.
Del 3 · Teamen
Teammöten
De tvärfunktionella mötena, vem som kallar och vilka som deltar.
Innehållsplanering
Sammankallande: Joel
Deltar
- Innehållsproducenter
- Press- och medieansvarig
- Kommunikatör med fokusområde
Webbteam
Sammankallande: Carin
Deltar
- Huvudredaktörer
Möten sker även med ”stora webbteamet”, där IT ingår.
Kommunikationsansvariga
Sammankallande: Kicki
Deltar
- Kommunikationsansvariga
- Eventuellt press- och medieansvarig
Öppen fråga: har pressansvarig egna möten med kommunikationsansvariga i stället?
Del 4 · Varför strukturen ser ut så här
Principer
Principerna avgör vad som får ta plats i kalendern när allt inte får plats. Är du osäker på om du ska tacka ja till ett möte — läs dem igen.
- 01Verksamhetsnära möten ska prioriteras.
- 02Medarbetaren prioriterar själv det som är kompetensutveckling och reflektion utifrån sitt uppdrag.
- 03Kommunikationsrådet är viktigt för helhetsperspektivet, för nätverkande över hela kommunen och för kollegialt utbyte och kompetensutveckling.
- 04Vi ska träffas alla som avdelning minst en gång i månaden.
- 05Vi deltar på avdelningens APT, inte verksamheternas. Sporadiskt deltagande går bra om uppdraget kräver det.
- 06Reflektion, lärande och teambyggande i någon form på alla möten.
Del 5 · Hur vi gör
Spelregler
Samma spelregler som i underlaget, ordnade efter när i mötet de gäller.
Innan du bokar
- Försök minska antalet möten — det kanske räcker med en chattgrupp eller ett telefonsamtal.
- Var noga med att ange syfte och förväntningar när vi bokar möten med varandra.
- Var selektiv med vilka du bokar upp. Vi sparar varandras tid.
- Eftersträva att korta mötestiden: 60 minuter blir 45, 30 minuter blir 20.
- Boka inte möten kloss i kloss.
- Inom kommunikationsavdelningen bokar vi inga möten på fredagar.
- Alla behöver svara på möteskallelser i Outlook — ja eller nej.
Under mötet
- Mötesledaren kan med fördel använda incheckning och utcheckning, eller motsvarande metoder, för att säkra att syftet uppnås och att alla förstår varför de är med.
- Släpp kreativiteten fri: kan mötet genomföras på annat sätt än vi brukar? Walk and talk, möte på annan plats, metoder för lyssnande och dialog.
Fysiskt, digitalt och hybrid
Mod, öppenhet och helhetssyn är utgångspunkten. Hybridmöten kräver mest av oss — därför de flesta reglerna här.
- APT, utvecklingsmöten och andra möten där alla ska vara aktiva och där det är mycket dialog är fysiska. Har någon sjukdomssymtom ska det gå att delta digitalt.
- Vi ska alltid ha en Teams-länk med i möten, så att det går att delta på distans.
- Som standard har vi kameran på vid hybrid- och digitala möten.
- Vid hybridmöten: överväg att alla har med egen dator och loggar in på mötet den vägen.
- Motverka passivitet vid hybridmöten — se till att rätt personer är med, hjälps åt att inkludera dem som inte sitter i rummet, och den som deltar på distans tar eget ansvar för att vara aktiv och begära ordet, till exempel med räck upp handen-funktionen.
Efter mötet
- Det ska vara tydligt hur mötena dokumenteras.
- Det ska vara tydligt vad som är nästa steg och vem som gör vad.
Del 6 · Innan du skickar kallelsen
Checklista för dig som bokar
Spelreglerna i handlingsform. Bocka av i sidan medan du bokar — inget sparas när du stänger fliken.
Steg 1 · Behövs mötet?
Steg 2 · Boka rätt
Steg 3 · Genomför och avsluta
Del 7 · Underlaget
Från workshopen i september 2025
Det här är vad som kom fram när avdelningen jobbade med frågan tillsammans — inspel och behov, inte beslutade rutiner. Delar av det finns med i strukturen ovan, annat är kvar att ta ställning till.
Möten som efterfrågades
- Resursfördelningsmöten där inte alla behöver vara med.
- Enhetsmöten om resursfördelning, uppdrag och helhetssyn per enhet.
- Enhetsincheckning för veckan: behov av stöd och resursfördelning.
- Individuella avstämningar med chef.
- Avstämning mellan enhetschefer om enhetens flöde och belastning.
- Projekt- och uppdragsmöten utifrån funktion, inte utifrån sektion eller enhet.
- Kompetensförsörjningsmöten.
- Verksamhetsplanering på enhetsnivå.
- Samordningsmöten kring större frågor: klimat, social hållbarhet, platsperspektiv, destinationsperspektiv och kommunorganisationens perspektiv.
Lärande och utbyte
- Förlänga befintliga möten och ge utrymme för reflektion där och då.
- Erfarenhets- och kompetensutbyte inom avdelningen, mellan relevanta kollegor och roller. Löpande, mer grottande och utvecklande.
- Utöka APT med lärande och lära-känna — ett bra tillfälle eftersom vi alla ses. Samma sak på avdelningsdagar och workshops.
- Kaffe och chit chat innan mötestid vid utvalda möten.
- Erfarenhetsutbyte regelbundet med andra organisationer.
- Synk med regionen.
Att ta hänsyn till
- Viktigt att ta hänsyn till verksamhetsnära möten så att vi inte blir för mötestunga.
- Behoven ser olika ut i olika delar av avdelningen — det behöver strukturen rymma.
Öppna frågor i underlaget
- Underlaget är ett förslag daterat 2025-12-04 och behöver beslutas formellt.
- Har press- och medieansvarig egna möten med kommunikationsansvariga, eller deltar hen i kommunikationsansvarigas möte?
- Är marknad och plats ett definierat team med egna möten, eller sker samverkan i vardagen i de enskilda uppdragen?
- Flera av inspelen från workshopen är inte omhändertagna i strukturen ännu — vilka ska in, och var?
Underlaget bakom sidan: presentationen Mötesrutiner (förslag 2025-12-04) och workshopen i september 2025, kommunikationsavdelningen, Sundsvalls kommun.
Sidan uppdateras när förslaget är beslutat. Fram till dess: använd den som utgångspunkt, men räkna med att detaljer kan ändras.