Besökarna
De som ska komma till evenemanget.
De vill veta
- Vad som händer, var och när.
- Hur de tar sig dit och var de kan parkera.
- Om platsen är tillgänglig för alla.
- Om det kostar något eller kräver anmälan.
Exempelinnehåll – stäm av innan publicering
Sidan bygger på mallen för informationsutskick och den grafiska profilen. Tidsangivelser, kanaler och exempeltexter är förslag. Kommunikationsavdelningen behöver bekräfta dem innan sidan publiceras.
Del 1 · Vem du når
Tre grupper behöver olika information
Besökarna vill veta vad som händer och hur de kommer dit. De som bor och arbetar i närheten vill veta hur de påverkas. Glöm inte någon av grupperna.
Boende och verksamheter i närheten
De som påverkas utan att ha valt det.
De vill veta
- Vilka gator som stängs av och när.
- Om det blir buller, trängsel eller sena kvällar.
- Hur leveranser och parkering påverkas.
- Vem de kan ringa om något blir fel.
Medarbetare och samarbetspartner
De som ska svara på frågor eller hjälpa till.
De vill veta
- Vad evenemanget innebär för deras arbete.
- Vad de ska svara när någon frågar.
- Vem som är ansvarig och kontaktperson.
Informera dem som påverkas – inte bara dem som ska komma
En avstängd gata, buller sent på kvällen eller en stoppad leverans skapar irritation om ingen har sagt något. Samma information i god tid gör att de flesta förstår och kan planera.
Del 2 · När du gör vad
Planera kommunikationen samtidigt som evenemanget
Kommunikationen är en del av planeringen, inte något du lägger till sist. Tiderna nedan är förslag. Ett stort evenemang kräver längre framförhållning än ett litet.
- Förslag: 2–3 månader före
Planera
- Bestäm vem du vill nå och vad de behöver veta.
- Ta kontakt med kommunikationsavdelningen om evenemanget är stort.
- Utse en kontaktperson som kan svara på frågor.
- Förslag: 4–6 veckor före
Bjud in och marknadsför
- Lägg in evenemanget i relevanta kanaler och i evenemangskalendern hos Destination Sundsvall.
- Skriv inbjudan med aktivt språk och du-tilltal, och uppmuntra läsaren att komma. Se exempel.
- Planera inlägg i sociala medier.
- Ta fram affischer eller annonser om det behövs. Använd kommunens mallar.
- Förslag: 2–3 veckor föreMissas ofta
Informera dem som påverkas
- Skicka informationsutskick till boende och verksamheter i området. Använd mallen för informationsutskick.
- Berätta om avstängningar, buller och ändrade leveranser.
- Informera medarbetare som kan få frågor.
- Under evenemanget
Håll informationen aktuell
- Berätta snabbt om något ändras, till exempel vid dåligt väder.
- Se till att kontaktpersonen går att nå.
- Efteråt
Tacka och följ upp
- Tacka besökare, grannar och samarbetspartner.
- Följ upp hur boende och verksamheter i området har upplevt evenemanget.
- Svara på synpunkter och klagomål.
- Skriv ned vad du vill göra annorlunda nästa gång.
Del 3 · Vilka kanaler
Välj kanal efter hur stort evenemanget är
Välj det som liknar ditt evenemang mest. Förslagen är exempel – kommunikationsavdelningen hjälper dig om du är osäker.
Räcker ofta med direkta kanaler
Du når gruppen där de redan finns. Förslag – stäm av vid behov.
Kanaler
- Inbjudan via e-post eller kalender.
- Intranätet om evenemanget är för medarbetare.
- Påminnelse några dagar före.
Tänk på
- Berätta om platsen är tillgänglig.
- Ange vem deltagarna kan kontakta.
Del 4 · Informationsutskick
Använd mallen när du informerar dem som påverkas
Kommunen har en mall för informationsutskick till boende och verksamheter. Den är framtagen för byggprojekt men passar lika bra för evenemang. Svara på samma frågor i samma ordning varje gång, så hittar mottagaren snabbt det som gäller hen.
Evenemangets namnÅÅÅÅ-MM-DD
Bild eller karta över området
med bildtext och fotograf
med bildtext och fotograf
Lördag 12 september stängs Storgatan för en musikfest
Kommunen arrangerar en musikfest i centrum. Storgatan stängs för biltrafik under dagen och det blir musik fram till kl. 22.00.
Vad?
- Scen och marknad på Storgatan.
- Musik från kl. 12.00 till 22.00.
Varför?
Kort om syftet med evenemanget.
När?
Datum och tider – även för bygge och rivning av scenen.
Hur påverkas jag?
- Avstängda gator.
- Buller på kvällen.
- Ändrade leveranser.
Vem är ansvarig?
Förvaltningen eller enheten som arrangerar.
Sundsvalls kommun
Information om evenemanget: webbadress
Vid frågor: namn, roll, 060-19 xx xx
- Namn och datum överstEvenemangets namn till vänster, utskickets datum till höger.
- Bild eller kartaVisa var det händer. Skriv bildtext och vem som har tagit bilden.
- Rubrik som säger vad som händerSkriv det viktigaste i rubriken: vad, var och när.
- Ingress på två–tre meningarSammanfatta det mottagaren måste veta, även om hen inte läser mer.
- Vad? Varför? När?Korta svar. Punktlistor fungerar bra under Vad.
- Hur påverkas jag?Den viktigaste delen för grannar: avstängningar, buller, leveranser och parkering.
- Vem är ansvarig och kontaktAnsvarig enhet, en namngiven kontaktperson med telefonnummer och en webbadress.
Skapa ditt utskick
Fyll i ett formulär så byggs utskicket enligt mallen. Du sparar det som PDF och kan skicka eller dela ut det direkt.
Skriv alltid ut en kontaktperson med namn
”Kontakta kommunen” räcker inte. Mottagaren ska kunna ringa en person som vet svaret – före, under och efter evenemanget.
Del 5 · Skriv så att alla förstår
Det viktigaste först, i du-form
Mottagaren läser ofta snabbt, i mobilen, på väg någonstans. Följ kommunens skrivregler och testa texten i klarspråksassistenten innan du skickar den.
- 01Börja med det som påverkar läsarenVad händer, när och vad betyder det för mig?
- 02Skriv till ”du””Du kan inte köra in på Storgatan” i stället för ”Infart medges ej”.
- 03Skriv datum och tid så att ingen tvekarVeckodag, datum och klockslag: ”lördag 12 september kl. 12.00–22.00”.
- 04Korta meningar och aktiva verb”Vi stänger gatan” i stället för ”Gatan kommer att avstängas”.
Före och efter
Före
Med anledning av genomförandet av kommunens musikevenemang kommer avstängning av del av Storgatan att ske, varvid framkomligheten för fordonstrafik begränsas. Ljudnivåer kan under evenemangstiden förekomma.
Läsaren får inte veta när, var eller vad hen ska göra.
Efter
Lördag 12 september stänger vi Storgatan mellan kl. 08.00 och 23.00 för en musikfest. Du kan inte köra bil på gatan under dagen. Det blir musik fram till kl. 22.00.
Har du frågor? Ring kontaktpersonen på 060-19 xx xx.
Datum, tid, plats och påverkan står först. Läsaren vet vem hen kan ringa.
Exempeltext. Evenemang, gata och tider är påhittade.
När du bjuder in: skriv så att läsaren vill komma
En inbjudan ska få människor att vilja delta. Tala direkt till läsaren med ”du”, använd aktiva verb och berätta vad hen får ut av att komma. Avsluta med en tydlig uppmaning.
Före
Allmänheten inbjuds härmed till invigning av den nya parken. Förtäring kommer att serveras. Deltagande sker utan föregående anmälan.
Passivt och opersonligt. Läsaren blir inte tilltalad och får ingen anledning att komma.
Efter
Välkommen till invigningen av den nya parken! Ta med familj och vänner och var med när vi klipper bandet. Vi bjuder på fika.
Du behöver inte anmäla dig – kom som du är.
Du-tilltal, aktiva verb och en tydlig uppmaning. Läsaren känner sig välkommen.
Exempeltext. Evenemanget är påhittat.
Stöd för ditt skrivande
Läs kommunens vägledning om hur du skriver så att mottagaren förstår, och låt klarspråksassistenten granska texten innan du publicerar eller skickar den.
Del 6 · Checklista
Bocka av före och efter evenemanget
Gå igenom listan innan du skickar ut information om evenemanget. Avsluta med uppföljningen när evenemanget är över. Inget sparas när du stänger fliken.
Innehållet
Språket
Spridningen
Efter evenemanget
Underlaget bakom sidan: kommunens mallskiss för informationsutskick (exemplen Hållplats Stenstan och Spikarna, 2023-06-01) och Kommunikationsguidens grafiska profil.
Vägledningen om skrivregler och språkvård ligger på intranätet och kunde inte läsas när sidan togs fram. Tidsangivelser, kanalförslag och exempeltexter behöver därför stämmas av med kommunikationsavdelningen.