Svara på sex frågor – i den här ordningen
Den som får ditt utskick läser för att förstå hur vardagen påverkas. Svarar texten på de här frågorna, uppifrån och ned, har du gjort det viktigaste.
- 01Vad händer?Det mottagaren märker: gatan stängs, vattnet stängs av, det blir buller.
- 02Var?Gatunamn, adresser eller sträckan mellan två platser man känner igen.
- 03Hur påverkas jag?Kommer jag fram till porten? Var parkerar jag? Fungerar hämtning och leveranser?
- 04När och hur länge?Datum, veckodag och klockslag. ”Vecka 19” räcker inte för alla.
- 05Vad behöver jag göra?Fyll vatten i förväg, flytta bilen – eller säg tydligt att inget behövs.
- 06Vem kan jag fråga?Ett namn, ett telefonnummer och en e-postadress som någon faktiskt svarar på.
Varför-frågan kommer sist
Projektets namn, beslut och syfte är viktiga för er – men mottagaren behöver först veta vad som händer hos dem. Förklara varför i en eller två meningar, efter det praktiska.
Mallen för utskick har frågerubriker i samma ordning. Se hur du använder mallen.
Olika förändringar kräver olika besked
Välj det som liknar din situation mest. Du får veta vad utskicket särskilt behöver ta med och vilka kanaler som brukar passa.
Välj en situation, så ser du vad just ditt utskick behöver.
Samma besked, två sätt att säga det
Före-texten är hämtad ur kommunens mallskiss för utskick. Efter-versionen innehåller samma fakta – inget nytt är tillagt – men ordningen och orden är ändrade.
Ny vattenledning längs EsplanadenMittSverige Vatten bygger ny vattenledning i centrum längs Esplanaden inför byggnationerna av Hållplats Stenstan. Arbetet pågår från och med söndag 13 juni till och med vecka 28. Arbetstid vardagar 07.00-16.00. Avvikelser kan bli aktuella.Så här påverkas duFrån och till begränsas framkomligheten samt damm, buller och byggtrafik förekommer. Gång- cykel- och fordonstrafik leds om. Parkeringar för motorcyklar och mopeder längs Esplanaden påverkas under cirka tio dagar och vi hänvisar då till andra parkeringar.
Rubriken säger vad som byggs, inte vad som händer hos mottagaren. Ingressen handlar om projektet, och hur man påverkas kommer först längre ned – med ord som ”begränsas framkomligheten” och ”avvikelser kan bli aktuella”.
Källa: mallskissen för utskick, avsnittet ”Ny vattenledning längs Esplanaden”. Slutdatumet anges bara som vecka 28 i originalet och står därför kvar så.
Mallen har rätt delar – sätt dem i rätt ordning
Många utskick görs i dag i kommunens mall: ett A4 med projektnamn, karta eller bild, rubrik, frågerubriker och ett blått avsändarband. Använd den. Det som avgör om utskicket blir begripligt är vad du skriver i den och i vilken ordning.
- Sidhuvud med projektnamn och datumDatumet visar när beskedet gavs. Skicka ett nytt utskick med nytt datum när något ändras.
- Karta eller bild – med källaAnge alltid källa, till exempel ”Illustration: Stadsbyggnadskontoret”. Små etiketter i en karta går sällan att läsa i utskrift – skriv det viktiga i texten också.
- RubrikDet mottagaren märker, var och när. Inte bara projektets namn.
- IngressTvå eller tre meningar med det viktigaste. Den som bara läser hit ska veta hur hen påverkas.
- Frågerubriker i två spalterI den nya ordningen: det som påverkar mottagaren först, bakgrund och ansvar sist. Se nedan.
- Fortsättning på nästa sidaFår inte allt plats? Se till att det som påverkar mottagaren står på första sidan.
- AvsändarbandAvsändare, till exempel Sundsvall växer eller förvaltningen, adress till projektsidan och ”Vid frågor” med namn, roll och telefon.
Ny ordning på frågerubrikerna
Rubrikerna är desamma som förut, plus en ny. Det som är ändrat är ordningen – mottagaren får svar på sina viktigaste frågor först.
Så här från och med nu
- Hur påverkas jag?
- När?
- Vad behöver jag göra?Ny rubrik
- Vad?
- Varför?
- Vem är ansvarig?
”Vad behöver jag göra?” får stå kvar även när svaret är att inget behövs – det är också ett besked.
Ordningen i mallskissen
- Vad?
- Varför?
- När?
- Hur påverkas jag?
- Vem är ansvarig?
Här kommer det mottagaren undrar mest om på fjärde plats – i Stenstan-utskicket på sidan 2.
Så ser det ut i utskicken i dag
Exemplen kommer ur mallskissen med Hållplats Stenstan, vattenledningen längs Esplanaden och saneringen på Spikarna.
Det här fungerar
- Frågerubrikerna liknar de frågor mottagaren faktiskt ställer.
- Det finns en namngiven kontakt med roll och telefonnummer.
- Kartor och bilder har källa.
- Varje sida har projektnamn och datum.
- Utskicken hänvisar till en projektsida på sundsvallvaxer.se, där man hittar mer om det som byggs.
Här kan utskicken bli tydligare
- Påverkan hamnar sist. I Stenstan-utskicket står ”Hur påverkas jag?” på sidan 2, efter ”Vad?”, ”Varför?” och ”När?”.
- Rubriken säger när, men inte vad som händer hos mig. ”Efter sommaren 2021 börjar arbetet med Hållplats Stenstan.”
- Datum som är svåra att använda. ”Till och med vecka 28” och ”Den 11/9” – skriv veckodag och datum enligt skrivreglerna.
- Krångliga ord. ”Begränsad framkomlighet”, ”arbetet kommer medföra”, ”avvikelser kan bli aktuella”.
- Två projekt, två kontakter. När flera arbeten står i samma utskick – säg tydligt vem man ringer om vad.
Skapa ditt utskick
Fyll i ett formulär så byggs utskicket enligt mallen. Du sparar det som PDF och kan skicka eller dela ut det direkt. Flytta blocken så att frågerubrikerna kommer i den nya ordningen, och lägg till ett block för ”Vad behöver jag göra?”.
Behöver du mallen?
Fråga en kommunikatör efter den version som gäller nu, så att avsändarband och logotyp blir rätt. Så får du hjälp av en kommunikatör.
Skriv som du skulle säga det till grannen
Utskick om avbrott når många människor med olika förutsättningar. Det är också ett krav: kommunens språk ska gå att förstå.
Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt.
Språklagen (2009:600), 11 §
Gör så här
- Skriv ”vi” om kommunen och ”du” om mottagaren.
- Använd aktiva verb: ”vi stänger gatan”, inte ”gatan kommer att stängas av”.
- Korta meningar. En sak per mening.
- Skriv ut datum med veckodag: ”måndag 4 maj”.
- Komplettera kartor med en beskrivning i text – alla kan inte läsa en karta.
- Fundera på om området har många som läser andra språk än svenska, och om utskicket behöver översättas.
Byt ut
- KrångligtEnklare
avseende, angåendeombegränsad framkomlighetdet blir svårare att komma framtrafikomläggningomvägVA-arbetenvi lagar vatten- och avloppsledningarentreprenörföretaget som gör arbetetboende ombeds beaktatänk på attfr.o.m., t.o.m.från och med, till och med
Kommunens skrivregler gäller också i utskicken
Råden här är en snabbversion för utskick om avbrott. När du är osäker på hur du skriver datum, klockslag, siffror, förkortningar eller adresser – slå upp det i kommunens gemensamma skrivregler, så ser alla utskick ut på samma sätt.
Sidan kräver att du är inloggad på intranätet.
Gå igenom listan – och glöm inte efteråt
Ett utskick är sällan det enda beskedet. Planer ändras, och de som svarar i telefon behöver veta vad du har skickat. Inget sparas när du stänger fliken.
Innehållet
Mottagare och kanal
Efteråt
Varning: ett gammalt besked som inte stämmer
Om planen ändras – skicka ett nytt besked och säg tydligt vad som är nytt. Ett utskick med fel datum får fler att ringa och färre att lita på nästa utskick.
Underlaget bakom sidan: uppdraget att hjälpa medarbetare göra begripliga utskick vid avbrott och förändringar i staden, kommunens mallskiss för utskick (exemplen Hållplats Stenstan, Ny vattenledning längs Esplanaden och Saneringsarbete på Spikarna), Språklagen (2009:600) och allmänna klarspråksprinciper. Sidan hänvisar till kommunens skrivregler och språkvård på intranätet för detaljerna. Innehållsägaren behöver granska sidan och komplettera med kommunens egna rutiner, till exempel ledtider och vilka kanaler som finns.
Citaten i Del 3 och Del 4 kommer ur mallskissen. Ordningen på frågerubrikerna är ändrad jämfört med mallskissen, och ”Vad behöver jag göra?” är ny. Utskicket skapar du med verktyget Informationsutskick.