När någon kan kännas igen på en bild, i en film eller i en ljudupptagning är materialet en personuppgift – och då gäller särskilda regler. Här får du stöd inför varje publicering på intranätet, webbplatser och i sociala medier. Ha alltid ett syfte, en rättslig grund och informera den som medverkar.
Sundsvall har en kommungemensam riktlinje för hur bilder, filmer och ljudupptagningar där personer kan identifieras får publiceras i kommunkoncernens kanaler. Din verksamhet får vara mer restriktiv än riktlinjen – men aldrig mer tillåtande.
När en levande person direkt eller indirekt kan identifieras. Oftast för att ansiktet syns eller rösten hörs tydligt – men ett unikt födelsemärke, en tatuering eller andra unika kännetecken räcker, även om ansiktet inte syns.
Kläder, hårfärg och andra attribut som inte är beständiga räknas som utgångspunkt inte. En bild utan ansikte eller unika kännetecken är ingen personuppgift och kan publiceras utan vidare avvägning.
Riktlinjen bygger på fem principer ur dataskyddsförordningen. Alla ska vara uppfyllda.
Det här är de rättsliga grunderna som är aktuella när du publicerar bilder, film eller ljud. Välj grund utifrån syftet – och dokumentera ditt val.
När publiceringen är ett led i kommunens uppdrag enligt lag, annan författning eller beslut med stöd i lag.
När behandlingen sker utanför myndighetsutövning, t.ex. för att informera om verksamheten på webben eller vid större arrangemang.
Personen har kvar rätten att invända mot behandlingen.
Huvudregel för modellavtal och inköpta bilder. Används oftast för externa kanaler, annonser och trycksaker.
Rätten att få uppgifter raderade begränsas, t.ex. när en publikation redan är tryckt.
Den som medverkar står ofta i beroendeställning till kommunen – som medarbetare, elev eller brukare. Då riskerar samtycket att inte räknas som frivilligt och blir ogiltigt. Samtycke kräver ett jämlikt maktförhållande, och det saknas oftast mellan myndighet och invånare eller mellan arbetsgivare och medarbetare.
Ibland behöver allmänt intresse eller intresseavvägning stärkas med ett medgivande. Med medgivandet bekräftar personen att hen har fått information om hur materialet används och vilka rättigheter hen har. Ett medgivande är inte samma sak som samtycke.
Vem som syns och i vilket syfte avgör vilka kanaler du får använda. Riktlinjen delar in personer i tre grupper.
Att företräda ett område är en del av uppdraget. Hit räknas även t.ex. vd:n för en samarbetspartner.
Personer i öppen verksamhet, medarbetare och representanter för externa aktörer utan framträdande eller utsatt roll.
Alla under 16 år, personer i obligatorisk eller känslig verksamhet och medarbetare i utsatt roll.
Välj den person som finns i ditt material, så ser du vad som gäller.
Välj en person i listan för att se vilken grupp hen tillhör, vad som krävs och vilka kanaler du kan använda.
Den som medverkar ska göra det frivilligt och få information när materialet samlas in. Bestäm därför syftet innan du fotograferar, filmar eller spelar in.
Den som frågar ska inte stå i en maktposition mot den som tillfrågas. Går det inte att undvika: låt en mer neutral person, t.ex. fotografen eller en kommunikatör, ställa frågan.
Ibland räcker muntlig information med hänvisning till webbplatsen. Ibland behövs den skriftligt, i medgivandet eller på ett informationsblad.
På en invigning, mässa eller ett evenemang med många människor går det sällan att fråga alla. Då får du ta översiktsbilder för publicering om du gör så här:
Samma sak gäller på offentlig plats. Där är det extra viktigt att människor kan röra sig fritt utan att hamna i bakgrunden.
Vilken kanal du får använda beror på hur skyddsvärd personen är och vad syftet är. Riktlinjen gäller kommunkoncernens egna kanaler – inte tidningar, tv eller andra externa massmedier.
Berätta om en person, bjuda in till något, berätta om ett beslut, berätta om en aktivitet, ett evenemang eller en nyhet, berätta om verksamheten, rekrytera medarbetare eller elever, kommunicera om Sundsvall som plats, dokumentera en händelse eller utveckling samt sända eller tillgängliggöra digitala möten och föreläsningar.
Hantera materialet enligt kommunens rutiner för informationssäkerhet. Lagring, gallring och arkivering styrs av informationshanteringsplanen för kommungemensamma stödprocesser och verksamhetens egen plan. Bestäm hur länge materialet ska vara publicerat, och se till att modellavtal eller medgivande är kopplat till rätt bild, film eller ljudupptagning.
Bocka av punkterna när du planerar, producerar och publicerar. Läs gärna hela sidan först – checklistan är ett stöd, inte en ersättning för riktlinjen.
1. Planering före publicering
2. Val av kanal och plattform
3. Rättslig grund
4. Information till de registrerade
5. Efter publicering
Svara på frågorna och läs förklaringen efter varje svar. Det tar ungefär fem minuter, och du kan göra om utbildningen hur många gånger du vill.
Underlaget bakom sidan: Riktlinje för publicering av bilder, film och ljudupptagningar som utgör personuppgifter. Beslutad av kommunstyrelsen 2026-05-11 §146, diarienummer KS-2025-01053. Gäller tills vidare för Sundsvalls kommunkoncern. Ansvarig funktion: IT-direktör.
Varje nämnd och styrelse är personuppgiftsansvarig för sin verksamhet. Riktlinjen handlar bara om personuppgifter – sekretessfrågor styrs av andra regler. Behöver du stöd? Kontakta din verksamhets dataskyddssamordnare. Utbildningens frågor är påhittade exempel.
