Nå rätt personer
Alla behöver inte alltid samma information.
Del 1 · Varför planera
Börja med vad som ska hända
Vi kommunicerar ofta för att något ska hända. Någon ska förstå ett beslut, börja arbeta på ett nytt sätt, känna till en förändring, bidra med synpunkter eller göra något konkret.
Utan en plan är det lätt att börja i fel ände: Vad ska jag skriva? Vilken kanal ska jag använda? Börja i stället med vad kommunikationen ska åstadkomma. En enkel plan hjälper dig att:
Göra budskapet relevant
Utgå från vad mottagaren behöver förstå, veta eller göra.
Välja rätt sätt att kommunicera
Ibland räcker ett mejl, ibland behövs dialog eller flera insatser.
Skapa tydlighet och sammanhang
Särskilt vid förändringar eller frågor som pågår över tid.
Använda tiden bättre
Prioritera det som faktiskt bidrar till målet.
Följa upp effekten
Inte bara konstatera att informationen har skickats.
Del 2 · En enkel kommunikationsplan
Svara på sex frågor
Du behöver sällan börja med ett stort dokument. För de flesta kommunikationsbehov räcker det att svara på de här frågorna – i den här ordningen.
Vad vill du uppnå?
Beskriv vilken förändring kommunikationen ska bidra till. Vad ska människor veta, förstå, känna eller göra efteråt?
Vem behöver du nå?
Vilka personer eller grupper är viktigast? Fundera på om de har olika behov, förkunskaper eller frågor.
Vad behöver de veta?
Formulera det viktigaste ur mottagarens perspektiv. Vad behöver de förstå? Varför är det relevant för dem? Vad förväntas de göra?
Hur når du dem bäst?
Välj form och kanal efter behovet. Information kan fungera i mejl eller på intranätet. Komplexa frågor, förändringar och sådant som väcker frågor kan behöva möten och dialog.
När behöver kommunikationen ske?
Tänk på ordningen. Vad behöver kommuniceras först? Behöver du kommunicera vid flera tillfällen? När behöver människor få möjlighet att ställa frågor?
Hur vet du om det fungerade?
Bestäm redan från början vad du vill följa upp. Det kan vara så enkelt som att fråga några mottagare vad de har förstått eller följa om den önskade handlingen faktiskt sker.
Del 3 · Innan du kommunicerar
Gör en snabbkoll
Bocka av när du har tänkt igenom din plan. Kan du inte bocka av en punkt – gå tillbaka till frågorna ovan. Inget sparas när du stänger fliken.
Snabbkoll
Behöver du stöd?
Om kommunikationen är känslig, omfattande eller berör många olika målgrupper kan du behöva stöd av en kommunikatör. Kontakta din förvaltnings kommunikationsansvarige.
Del 4 · Med AI-assistenten
Låt AI-assistenten ställa frågorna
Du behöver inte fylla i en mall från början. Beskriv vad du behöver kommunicera, så ställer AI-assistenten frågor där information saknas och hjälper dig att ta fram ett första förslag som du sedan kan anpassa.
Innan du börjar
Du behöver inte ha en färdig kommunikationsplan. Beskriv bara vad du behöver kommunicera om och varför, så hjälper assistenten dig vidare. Det är bra om du vet ungefär:
- Vad som händer och varför – till exempel en förändring, aktivitet, nyhet eller händelse.
- Vilka som berörs – till exempel medarbetare, chefer, medborgare eller företagare.
- När det händer – viktiga datum eller tidpunkter.
- Vad mottagarna behöver veta eller göra, om du redan vet det.
- Vem som ansvarar, om det är bestämt.
Du behöver inte ha svar på allt. Assistenten hjälper dig att reda ut det som saknas.
Du kan till exempel börja med
Kopiera exemplet och skriv om det så att det passar din situation.
Vi ska införa ett nytt arbetssätt i vår grupp om två månader. Hjälp mig att göra en enkel kommunikationsplan.
Kom ihåg: du äger planen
AI-assistenten hjälper dig att strukturera och tänka. Du ansvarar för att planen passar situationen, att informationen är korrekt och att kommunikationen fungerar för dem du vill nå. Skriv inte in personuppgifter eller känslig information.
Del 5 · Mall att ladda ner
Gör planen i Word
Vill du hellre skriva planen själv? Mallen följer samma tankesätt som frågorna ovan. Svara kort – några ord eller meningar räcker – och hoppa över sådant som inte behövs.
Enkel kommunikationsplan – mall
Mallen har fem delar med exempel för både intern och extern kommunikation, och avslutas med en snabbkoll.
- Vad ska hända och varför?
- Vem behöver veta eller göra något?
- Vad behöver de veta?
- Hur når vi dem?
- Vad gör vi – och vem gör det? (tabell med aktivitet, målgrupp, tid och ansvarig)
Underlaget bakom sidan: texten ”Planera din kommunikation” och mallen ”Enkel kommunikationsplan – mall”.