Media som kanal
Genom media når vi Sundsvallsborna med information om det vi gör. Vi tipsar gärna om intressanta händelser.
Del 1 · Därför spelar det roll
Media är en viktig del av demokratin
Nyhetsmedierna förmedlar information, bildar opinion och granskar kommunens verksamhet. Vi är alltid öppna och professionella mot media – oavsett vilken roll de har just då.
Behöver du hjälp? Börja med din kommunikationsansvarige
Din kommunikationsansvarige är din första kontakt i kommunikationsfrågor – till exempel inför en intervju, med vad du ska säga eller med vem som ska svara. Är det bråttom, eller når du inte din kommunikationsansvarige, kan du kontakta kommunens pressansvarige.
Media som målgrupp
Journalister behöver snabba, tydliga svar. En god relation gör det lättare för dem – och för oss.
Media som granskare
Media har rätt till insyn och granskar hur vi använder skattepengar och fattar beslut. Det är en del av demokratin och deras uppdrag.
Journalisten har väldigt lite tid
Det är orimligt att tro att allt vi gör blir nyheter. Men det är rimligt att vara förberedd när det händer. Medielandskapet i dag präglas av färre journalister och redaktioner, ont om tid och hård konkurrens om publikens uppmärksamhet.
Det som inte är tydligt direkt faller bort
Ett pressmeddelande, ett telefonsamtal eller ett intervjusvar måste fungera direkt – inte efter fem minuter bakgrund. Om vi inte tydligt säger vad det handlar om fyller någon annan i tomrummet.
Del 2 · Ansvar och roller
Den som kan frågan svarar på frågan
Vi har ingen allmän talesperson för en hel förvaltning eller avdelning. Den som är ansvarig för ett sakområde, eller väl insatt i frågan, passar bäst att medverka. Då får media den bästa informationen.
När media vill ha fakta
Du som medarbetare kan bli kontaktad för att bidra med fakta.
- Du kan alltid välja att svara själv eller hänvisa till närmaste chef.
- Svara inom ditt område och håll dig till det du vet.
När media vill att någon tar ansvar
Ansvarsutkrävande hanteras av chef och ledning.
- Chefen är alltid ansvarig för mediekontakter i sin verksamhet.
- Chefen kan vid behov hänvisa till överordnad chef, till exempel om hen inte är insatt i frågan.
Vem gör vad?
Medarbetare
Svarar på faktafrågor inom sitt område, eller hänvisar till närmaste chef.
Chef
Ansvarar för mediekontakterna i sin verksamhet och svarar när någon ska stå till svars.
Kommunikationsansvarig
Din första kontakt i kommunikationsfrågor. Stöttar dig inför intervjun, till exempel med frågor och svarsunderlag, och planerar pressträffar.
Pressansvarig
Kan kontaktas vid brådskande medieärenden, eller när din kommunikationsansvarige inte är tillgänglig.
Kommunikationsdirektör
Samordnar när flera förvaltningar eller bolag berörs. Vid bolagsöverskridande frågor sker samordning även med Stadsbacken.
Politiken
Ansvarar ytterst för att kommunicera nämndernas beslut. Medieaktiviteter stäms av mellan politik och tjänstepersoner.
Kommunikationsansvarig och pressansvarig samverkar
I frågor som rör media arbetar de tillsammans. Det gäller särskilt större eller förvaltningsövergripande frågor, där samordning, budskap, frågor och svar (FAQ) eller mediehanteringen behöver säkras.
Vid samhällsstörningar och kriser kan det göras undantag från rollfördelningen. Då gäller kommunens krisledningsplan.
Meddelarfriheten gäller alltid
Alla anställda får lämna uppgifter till media. Kommunen som arbetsgivare får inte ta reda på vem som har lämnat uppgifterna, och får inte straffa den som gjort det.
Uppgifter som bryter mot sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen, eller som riskerar rikets säkerhet, får du däremot inte lämna.
Del 3 · När det ringer
Stanna upp innan du svarar
Att be om en stund är inte ett nederlag. Det är ett professionellt sätt att vinna tid och ge ett korrekt svar.
- 01Ta tid på digSäg till exempel: ”Jag vill ge dig ett korrekt svar. Jag behöver stämma av några saker och återkommer.” Håll alltid det du lovar.
- 02Ställ tre snabba frågorÄger jag frågan? Har jag rätt fakta? Är jag rätt person? Är svaret nej – koppla vidare eller ta stöd.
- 03Ha ett huvudbudskapOm bara en mening citeras – vilken vill du att det ska vara? Säg den tidigt.
Vad gör jag om …?
Välj den situation som liknar din och se vad som är klokt att göra.
Så gör du
Välj en situation så visas vad du kan göra.
Del 4 · Under intervjun
Säg det viktigaste först
Många börjar med bakgrund, förklaringar och resonemang. Journalistik fungerar tvärtom. Börja med det som har hänt och vad det betyder.
Fråga dig först
Använd den journalistiska metoden innan du svarar.
- Vad har hänt?
- Vem berörs?
- När och var?
- Varför är det viktigt?
Medan du pratar
Hur vi uppträder minns journalister.
- Använd enkelt och begripligt språk.
- Håll dig till fakta och ditt ansvar.
- Ta en paus innan du svarar på svåra frågor.
- Prata inte längre än nödvändigt.
Se skillnaden
Samma besked, två sätt att säga det. Texten är ett påhittat exempel.
Före: bakgrunden först
”Vi har under en längre tid sett över hur vi använder våra lokaler, och efter flera utredningar och samtal med berörda har vi nu kommit fram till att biblioteket i stadsdelen behöver flytta in i skolan.”
Det viktigaste kommer sist. Den som bara hör den första halvan vet inte vad som har hänt.
Det här får du säga – och det här bör du undvika
Trygga formuleringar
- ”Vi tar det här på största allvar.”
- ”Det här är vad vi vet just nu.”
- ”Jag kan inte gå in på detaljer.”
- ”Jag vill inte spekulera.”
- ”Vi uppdaterar när vi vet mer.”
Fällor att undvika
- Att spekulera.
- Att skylla på andra.
- Att prata om enskilda personer.
- Att bli defensiv.
- Att prata längre än nödvändigt.
Allt är on the record
Off the record finns inte. Utgå från att samtalet spelas in och att allt du säger kan publiceras – det gäller även mejl och sms.
Del 5 · Så arbetar vi
Vi är öppna – i både medgång och motgång
Principerna gäller alla nämnder i Sundsvalls kommun och de hel- och majoritetsägda bolagen i Stadsbackenkoncernen.
- 01Vi medverkar i media både när det går bra och när det går dåligt.
- 02Vi berättar när fel har inträffat, och vi är öppna och tar ansvar.
- 03Vi förklarar hur det ligger till om det finns oklara uppfattningar i media.
- 04Vi är anträffbara och serviceinriktade när media tar kontakt.
- 05Vi ser till att kontaktpersonerna i våra pressmeddelanden är tillgängliga.
- 06Vi hänvisar till rätt verksamhet och förvarnar den vi hänvisar till om vad media vill veta.
- 07Vi är proaktiva, tipsar media om nyheter och lyfter fram intressanta händelser.
- 08Vi publicerar egna nyheter i egna kanaler och kommunicerar internt först så långt det går.
- 09Vi berättar för chef och kommunikationsansvarig när vi har haft kontakt med media i större eller känsliga ärenden – utom när vi använder vår meddelarfrihet.
- 10Vi samordnar medieaktiviteter över förvaltnings- och bolagsgränserna, och tar ansvar för helheten.
Del 6 · Kort utbildning
Testa vad du kan om mediekontakter
Sju frågor om det du har läst på sidan. Du ser direkt om du svarade rätt och varför.
En journalist ringer och vill ha ett svar direkt. Du är inte säker på alla fakta. Vad gör du?
Journalisten säger: ”Det här är bara off the record, du kan berätta.” Hur tänker du?
Det har hänt något allvarligt och verksamheten kritiseras. I vilken ordning svarar du?
Var i ditt svar ska ditt huvudbudskap ligga?
En journalist vill att någon står till svars för ett beslut i din verksamhet. Vem ska svara?
En medarbetare har lämnat uppgifter till en tidning. Får kommunen ta reda på vem det var?
Frågan gäller en annan förvaltning. Vad gör du?
Underlaget bakom sidan: Sundsvalls kommuns riktlinje för mediehantering och foldern ”Tips när media hör av sig”. Exemplet under Se skillnaden är påhittat.
Riktlinjen gäller samtliga nämnder i Sundsvalls kommun och de hel- och majoritetsägda bolagen i Stadsbackenkoncernen.