Ledningsgruppsmöten
Direktörer, vd:ar och verksamhetschefer blir budbärare till första linjens chefer och medarbetare.
Passar när du vill
- förankra, fatta eller delge beslut
- ha dialog
- förmedla uppdrag som chefer tar vidare
Del 1 · Ditt kommunikativa ansvar
Kommunikation är en del av ditt ledarskap
I Sundsvalls kommun har alla chefer och medarbetare en roll i kommunikationen. Ansvaret är nedskrivet i kommunikationsstrategin – och som chef har du det yttersta ansvaret i din egen verksamhet.
70–90 %
av en chefs tid brukar gå åt till kommunikation, enligt forskning. Kommunikativa chefer använder kommunikationen som ett verktyg för att få saker att hända.1
Det här ansvarar du för som chef
- Kommunikationen i din egen verksamhet – nämnd, förvaltning och bolag ansvarar för kommunikation om och från sin verksamhet.
- Att kommunikationsaspekten finns med i verksamhetsplaneringen och i det dagliga arbetet.
- Att skapa förutsättningar för att dina medarbetare kan ta sitt kommunikationsansvar.
Det här ansvarar medarbetarna för
- Att söka, ta emot och dela med sig av information om frågor som är viktiga för det egna arbetet.
- Att kommunicera om det egna arbetsområdet, både internt och externt.
Budskapets väg
Ledningen förankrar och fattar beslut. Du gör budskapet begripligt för just din grupp.
- KommunledningenKommundirektören och strategisk ledningsgrupp
- Förvaltnings- och bolagsledningLedningsgrupper som för uppdragen vidare
- Du som närmaste chefDu är här – skapar mening, delaktighet och dialog
- MedarbetarnaFörväntar sig att få viktig information av dig
Därför är det du som behövs
Den närmaste chefen är ofta den bästa vidareförmedlaren av viktig information – och den som medarbetarna förväntar sig att få information av.2 Kommunikation om vision, framtid och nuläge skapar tillhörighet och engagemang.
Del 2 · Vad som styr
Strategin visar riktningen
Kommunikationsstrategin för Sundsvalls kommunkoncern slår fast vad den interna kommunikationen ska göra.
Den interna kommunikationen ska
- 01Bidra till engagerade och stolta medarbetare och chefer – ambassadörer som hjälper oss att attrahera och behålla kompetent personal.
- 02Ge förståelse och förutsättningar för att nå verksamhetens mål.
- 03Se till att information så långt det är möjligt når medarbetarna innan den når invånare, massmedia och andra.
Del 3 · Välj digital kanal
Vilken kanal passar?
Valet beror på ämne, hur många du ska nå, hur komplext det är, hur bråttom det är och vad som fungerar för din arbetsgrupp. Välj en situation så får du ett förslag.
Välj en situation i listan för att se vilken kanal som passar.
Varning: Teams är inte till för allt
- I Teams får du dela information till och med informationsklass 2. Sekretessbelagda uppgifter och känsliga personuppgifter hanterar du i säkrare alternativ.
- Är du osäker på informationsklassningen: kontakta din förvaltnings informationssäkerhetssamordnare.
- Pedagogisk personal på skolor och förskolor har inte Teams utan använder Google Workspace. Tänk på det när du når ut till dem.
Del 4 · Muntliga forum
Mötet är ditt starkaste verktyg
Muntliga kanaler hjälper dig att nå ut med budskap, skapa engagemang och bygga relationer. Här är forumen och när de passar.
Chef Sundsvall
Forum för alla chefer i kommunkoncernen, två gånger per år. Kommundirektören förmedlar viktig information.
Passar för att
- tydliggöra ledningens inriktning och prioriteringar
- skapa samsyn kring uppdrag och utmaningar
- stärka ledarskapet och bygga nätverk
Förvaltnings- och bolagsdagar
När medarbetarna ska vara informerade, engagerade och arbeta mot gemensamma mål.
Passar för att
- förmedla visioner, strategier, mål och beslut
- skapa öppen dialog och engagemang
- ge fördjupade kunskaper
Planeringsdagar
När du vill öka engagemanget, få inspel och skapa en lärande miljö – till exempel med workshoppar.
Passar för
- dialog och delaktighet
- erfarenhetsutbyte och kompetensutveckling
- idéer och verksamhetsplanering
- att förankra och genomföra förändringar
Arbetsplatsträffar
Den närmaste delen av samverkansprocessen, mellan dig och medarbetargruppen. Minst åtta gånger per år.
Sker för att
- utveckla verksamheten och arbetsmiljön
- ge fördjupad kunskap
- ge möjlighet till dialog och delaktighet
Utvecklings- och medarbetarsamtal
Mellan dig och en medarbetare, minst en gång per år. Hålls helst fysiskt.
Passar för
- kompetens, utvecklingsområden och lön
- förändringar i roll eller ansvar
- arbetsmiljö- eller samarbetsutmaningar
- återgång efter längre frånvaro
Informella möten
Öppna samtal mellan kollegor och i grupper. Stärker relationer och kreativitet.
Passar för att
- diskutera känsliga ämnen eller ge feedback
- känna av stämningar
- ta reda på om budskap har nått fram
Central samverkansgrupp
Cesam samlar kommunledningen och de fackliga organisationerna vid förändringar som berör flera förvaltningar.
Sker vid
- omstruktureringar, budgetförslag och större personalförändringar
- policyfrågor för hela organisationen
- frågor om arbetsmiljö och personalpolitik, före beslut
Förstärk med kompletterande kanaler
Kompletterande kanaler upprepar, förtydligar eller kompletterar det du redan har sagt i en annan kanal.
Fysiska och digitala ytor
- Anslagstavla och bordspratare.
- Elektroniska skärmar – en förlängning av Inloggad. Passar där medarbetarna inte har dator eller mobil.
- Kanaler som är specifika för förvaltningen eller bolaget, till exempel nyhetsbrev, sms eller verksamhetssystem.
Ambassadörer
Ambassadörer är en bro mellan ledning och medarbetare.
- De sprider information och bygger förtroende.
- De skapar förståelse för nya initiativ, förändringar och strategier.
Del 5 · Stöd till dig
Du behöver inte klara det själv
Du kan få kommunikationsstöd för att lyckas med ditt uppdrag. Börja med kommunikationsansvarig på din förvaltning.
Rådgivning och coachning
Stöd när du ska planera kommunikationen kring en händelse, ett beslut eller en förändring.
Material till arbetsplatsträffar
Till exempel powerpointpresentationer, filmer eller annat workshopmaterial för dialog om aktuella händelser och större förändringar.
Workshop och kanalkartor
Arbetsmaterial för att tillsammans med gruppen bestämma vilka kanaler ni använder för vad, och skapa rutiner.
Ingår
- Presentation: Strukturera verksamhetens kommunikation
- Kanalkartor för digitala och muntliga kanaler
- Tomma mallar att fylla i själva
Länk till materialet läggs till – finns i vägledningen för intern kommunikation.
Ska något ut på intranätet?
Publiceringar på Inloggad görs av utsedda redaktörer. Kontakta kommunikationsansvarig på din förvaltning eller mejla:
Del 6 · Checklista
Har du tänkt på allt?
Bocka av när du planerar verksamheten och inför ett viktigt budskap. Inget sparas när du stänger fliken.
I verksamhetsplaneringen
Inför ett viktigt budskap
Efteråt
Underlaget bakom sidan: Vägledning för intern kommunikation och Kommunikationsstrategi för Sundsvalls kommunkoncern.
1. Hamrin, S., Miller D., V. och Johansson, C. (2011). Kommunikativt ledarskap – definition, teori och centrala beteenden. Institutionen för informationsteknologi och medier, Mittuniversitetet.
2. Andersson, R., Heide, M. och Simonsson, C. (2024). Slutrapport: Kommunikativa offentliga organisationer – strategisk kommunikation som bygger relationer och förtroende. Institutionen för strategisk kommunikation, Lunds universitet.